La digitalización de documentos es un proceso que forma parte de las soluciones de gestión documental como las que ofrecemos en Amisac. Es, además, una actividad necesaria para diferentes tipos de empresa que necesitan tener archivada de manera eficiente grandes volúmenes de información y que esta sea fácilmente accesible.
A pesar de que los documentos en papel pierden día a día terreno por los costes que conllevan en diferentes ámbitos, todavía hay distintos agentes, tales como notarías, despachos de abogados o diferentes administraciones públicas que emplean un gran volumen de los mismos.
Soluciones de gestión documental y digitalización de documentos.
¿Qué ventajas ofrecen a la hora de administrar toda esa información?.
Tenemos como objetivo implementar una solución rápida, eficaz, amigable, intuitiva y de bajo costo, para controlar sus expedientes y disminuir sus reimpresiones al máximo. Tenemos todo un proceso de 10 puntos para ello:
La primera fase de la digitalización documental consiste en la identificación de documentos. Es en ese momento cuando tenemos que decidir cuáles son los documentos que tenemos necesidad de digitalizar. No hemos de olvidarnos de decidir cuáles son los de mayor importancia y que tendremos que digitalizar en primer lugar.
La segunda fase consiste en hacer una clasificación de los documentos. Será entonces cuando tengamos que decidir si la digitalización va a ser por lotes de documentos o por el contrario de uno en uno. Si lo vamos a hacer por lotes se suelen emplear hojas con códigos de barras en las cuales se especificará la información relevante de cada artículo, con el objetivo de evitar que lleguen a extraviarse. Gracias a este código de barras será fácil acceder a su contenido.
La tercera fase es la de recolección, transporte y recepción de los documentos a digitalizar. Esta fase es opcional.
La cuarta fase es de las más importantes ya que consiste en ir revisando uno a uno los documentos para eliminar todos aquellos elementos que impidan su digitalización. Deberemos deshacernos de grapas, clips o pegatinas y colocar todos los documentos en la misma orientación. No hay que olvidarse de revisarlo todo cuidadosamente.
La quinta fase es la digitalización o escaneo. Será importante que utilicemos un mismo formato final para todos los documentos y preocuparnos de que la calidad visual del resultado sea aceptable. La calidad es un facor importante cuando se realiza una auditoria.
La sexta fase se conoce como reconocimiento de datos. En ella trataremos de seleccionar la información más relevante de los documentos para poder luego trabajar con ella. Podemos hacerlo de forma manual, tras haber digitalizado el documento teclearemos los datos de mayor importancia para luego poder identificar al documento cuando lo necesitemos. Si queremos hacerlo de forma automática deberemos hacer uso de la tecnología ICR, la tecnología OCR o con el código de barras que le fue asignado al documento.
La septima fase es la indexación. Lo principal de esta fase es reunir toda la información implícita y explícita del documento para su posterior almacenamiento en el Archivo Digital. Para ello nos fijaremos en datos como número de expediente y fecha de registro que nos serán de gran utilidad.
La octava fase se centra en el control de calidad. Es el momento de observar minuciosamente todos los archivos digitalizados con el objetivo de comprobar que son aptos para poder seguir trabajando con ellos y que cumplen los requisitos mínimos. En el supuesto de que se observaran fallos en algún archivo habría que digitalizarse de nuevo.
La novena fase consiste en realizar una firma del documento digitalizado para otorgarle una validez legal. Se podrá decidir si se hace con una firma de servidor o con una firma cliente. Esta fase es opcional. Cuando ya estén todos los datos preparados procederemos a subir el documento al Archivo Digital.
Esta es la décima fase conocida como carga de datos en el Archivo Digital. Finalmente, la última fase consiste en la devolución tal cual se recibieron. Habrá que decidir las siguientes acciones que se van a llevar a cabo con los documentos en papel sobre los que ya se ha realizado la digitalización documental.
“En Asesoría Múltiple Integrada S.A de C.V estamos comprometidos a mejorar continuamente los procesos de nuestros Sistema de Gestión de Calidad considerando las necesidades de nuestros clientes, buscando siempre su satisfacción, desarrollando a nuestros colaboradores y alcanzado los objetivos de los Socios Accionistas”.
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